Er is nadrukkelijk gekozen voor een aanpak waarbij de actieve deelname van de betrokken instellingen voorop staat. Bij de eigen organisatie zal, gefinancierd met de DARE-subsidie, een persoon vrijgemaakt of aangesteld worden, die specifiek werkt aan de digitale archivering van de bestanden van de eigen organisatie. Hiervoor is gekozen vanwege de expertise over de eigen organisatie en de aldaar gebruikte computertoepassingen, alsmede om het lokale bewustwordingsproces en de kans op continuering te vergroten. Zo’n DARE-medewerker is in staat om samen met de wetenschappers van de eigen organisatie de bestanden te inventariseren, documenteren en archiveren.

Vanuit de centrale projectorganisatie zal aan het locale deelproject een medewerker met specifieke technische en/of digitale archiveringskennis worden toegevoegd. Deze "DARE-consultant" zorgt, naast de samenhang tussen de verschillende instellingen (deelprojecten), ook voor aansturing en begeleiding van de DARE-medewerkers. De consultants stellen de noodzakelijke (technische) hulpmiddelen voor het archiveren en documenteren beschikbaar. Ze bewaken de voortgang van de deelprojecten en kunnen bij nieuwe problemen deze gemeenschappelijk, "centraal" oplossen.

Bij elk van de deelnemende instellingen zal de bij het NHDA ontwikkelde aanpak voor het digitaal archiveren (ADA) worden gevolgd en de volgende stappen uitgevoerd:

1. inventarisatie van de IT-geschiedenis van de betrokken instelling
2. inventarisatie van de afgeronde projecten waarbij digitale documenten zijn vervaardigd
3. registratie van deze projecten (op studieniveau), waarbij eventueel direct een media conversie (tijdelijke "veiligstelling") kan worden uitgevoerd van de verzamelde files
4. selectie van de projecten om integraal te archiveren. De representatieve selectie vindt plaats op basis van de relevantie voor wetenschappelijk hergebruik, de beschikbaarheid en de bruikbaarheid als "showcase"
5. archiveren en documenteren (metadata) van alle relevante databestanden van de selecteerde projecten
6. beschikbaarstelling door middel van een DARE-repository van de informatie over de geregistreerde projecten (gedocumenteerd via Dublin Core, OAI) en de files van de gearchiveerde datasets (gedocumenteerd via DDI/FGDC)
7. opstellen van een document met de resultaten en conclusies van het deelproject, ten behoeve van de locale (bestuurlijke) continuering

Bij elke instelling zal, in principe gedurende een periode van vier maanden, zo’n deelproject worden uitgevoerd. Daarvan kan worden afgeweken als de omvang van de organisatie of de digitale opgravingdocumentaties daar aanleiding toe geeft.

Bij de volgende instellingen zal een deelproject worden uitgevoerd:

In wetenschappelijke publicaties wordt door archeologen verslag gedaan van hun onderzoek. Veel publicaties zijn gebaseerd op de analyse van digitale bestanden van opgravingen, vondsten, surveys, etc. Deze publicaties bevatten dan ook belangrijke informatie over de verzamelde data in de bestanden en de wijze waarop de data is geanalyseerd. Vandaar dat in het project bij elke dataset titelbeschrijvingen van publicaties worden opgenomen die gebaseerd zijn op de betreffende dataset. Zowel met de DDI metadata-standaard als met Dublin Core is het mogelijk deze publicaties te beschrijven. Het streven is bovendien om zoveel mogelijk publicaties integraal - als elektronische publicaties - in de institutionele repositories van de deelnemende instellingen onder te brengen. Onderzoekers zullen worden gestimuleerd de publicaties zelf in de eigen institutionele repository onder te brengen. Er zal een link worden gelegd tussen de bestanden in het archeologische e-depot naar de publicaties en omgekeerd.

Naast de deelprojecten bij de deelnemende instellingen zijn ook de "best practices" gidsen als aparte deelprojecten gedefinieerd. De uitgaven van het ADS vormen hiervoor een belangrijk startpunt. Deels kunnen deze uitgaven worden vertaald, maar deels zullen ze moeten worden aangevuld of toegespitst op de Nederlandse situatie.

De volgende twee uitgaven zullen worden verzorgd:

De gidsen zullen gedurende de looptijd van het project, in ieder geval in conceptvorm, al beschikbaar worden gesteld aan de deelnemende instellingen. Ze bieden de basis waarop de medewerkers bij de lopende en toekomstige projecten rekening kunnen houden met de eisen voor de lange termijn archivering.

Tenslotte is er het businessplan voor het e-depot Nederlandse Archeologie. Aan het eind van het DARE-project moet, in samenhang met de leden van de stuurcommissie, een adviesrapport zijn opgesteld over de manier waarop structureel een elektronisch archief voor de Nederlandse archeologie kan worden vormgegeven.

Voorafgaand aan dit DARE-project loopt er een pilot-project bij de Faculteit der Archeologie, Universiteit Leiden. In samenwerking met de Afdeling Geschiedenis van het NIWI-KNAW (NHDA) worden in de periode van januari tot juni 2004 de eerste ervaringen opgedaan met het duurzaam archiveren van archeologische databestanden. Het eindresultaat van deze pilot wordt een evaluatierapport, dat als startnotitie van het DARE-project kan dienen.

Gedurende de eerste fase, een periode van circa 1 jaar, zullen de deelprojecten bij de deelnemende instellingen worden uitgevoerd. Elk deelproject zal circa 4 maanden in beslag nemen en er zullen twee deelprojecten tegelijkertijd parallel worden uitgevoerd. Gedurende dit jaar zal ook de tekst van de twee "best practices" gidsen in concept gestalte krijgen.

Gedurende de tweede fase, een periode van circa een half jaar, wordt het meeste schrijfwerk voor de gidsen en de blauwdruk gedaan. Pas na afloop van de deelprojecten kan, op basis van de opgedane ervaring en kennis, een afgewogen evaluatie en gedegen advies op papier worden gezet. In deze fase worden de publicaties afgerond en zullen de opmaak en het drukproces worden begeleid. De adviesrapportage (businessplan) voor een e-depot Nederlandse Archeologie zal tegen het einde van het project zijn definitieve inhoud krijgen. Gedurende het project zal daarover herhaaldelijk overleg worden gevoerd met de betrokken instellingen, de KNAW en NWO.